Les documents essentiels méritent mieux qu’un simple dossier dans le cloud. arkevia est un coffre-fort numérique sécurisé qui centralise, protège et simplifie votre gestion documentaire. Du bulletin de paie au contrat signé, vous gardez la main sur vos informations sensibles tout en gagnant du temps au quotidien. Voici comment tirer le meilleur de cette solution et sécuriser vos fichiers sans effort.
💡 À retenir
- Arkevia offre un chiffrement de niveau bancaire pour la protection des données.
- Plus de 5000 utilisateurs satisfaits en France.
- Une étude montre que 70% des entreprises utilisent des solutions de coffre-fort numérique.
Qu’est-ce qu’Arkevia ?
arkevia est une solution de coffre-fort numérique pensée pour les particuliers, indépendants et entreprises qui souhaitent centraliser et protéger leurs documents sensibles. L’outil permet de stocker durablement vos pièces clés, de les classer par dossiers et étiquettes, et de retrouver la bonne version au bon moment grâce à une recherche efficace.
La sécurité est intégrée à chaque étape. Les fichiers sont chiffrés en transit et au repos avec un niveau avancé, comparable au chiffrement AES-256, l’accès est sécurisé par authentification multifacteur, et chaque action peut être tracée via un journal d’activité. Le tout s’inscrit dans une logique de conformité aux exigences de protection des données comme le RGPD.
Fonctionnalités clés
Le cœur de la plateforme couvre les besoins quotidiens de gestion documentaire, sans complexité inutile.
- Dépôt de documents multi-formats et classement par dossiers, tags et dates.
- Recherche rapide avec filtres pour retrouver un contrat, une facture ou un RIB en quelques secondes.
- Partage sécurisé avec droits d’accès temporaires et liens protégés par mot de passe.
- Historique des versions et journal d’audit pour suivre qui a consulté ou modifié un fichier.
- Rappels de péremption pour cartes d’identité, assurances ou contrats à renouveler.
Les avantages d’Arkevia
arkevia se distingue par l’équilibre entre sécurité avancée et simplicité d’usage. Vous protégez vos informations les plus sensibles tout en les gardant accessibles, ce qui évite la dispersion sur plusieurs boîtes mail ou services cloud généralistes.
La solution s’adresse aussi bien aux familles qui veulent stocker sereinement leurs documents administratifs qu’aux TPE qui doivent sécuriser contrats, factures et données RH. Elle s’inscrit dans une adoption de fond du marché, avec un chiffrement de niveau bancaire, plus de 5000 utilisateurs satisfaits en France, et une tendance confirmée par les chiffres, puisqu’une étude montre que 70% des entreprises utilisent des solutions de coffre-fort numérique.
Sécurité des données
La confidentialité est une priorité. Le contenu de votre coffre est chiffré pendant le transfert et lors du stockage, l’accès au compte est renforcé par des facteurs additionnels, et les permissions sont granulaires pour limiter l’exposition des documents sensibles.
Pour aller plus loin, activez la MFA sur tous les comptes, séparez les espaces pour RH, finance et juridique, et auditez régulièrement les droits. Ces bonnes pratiques réduisent le risque humain et maintiennent un haut niveau de protection au quotidien.
- Activez la MFA pour les administrateurs et utilisateurs à privilèges.
- Créez des groupes avec droits spécifiques plutôt que des partages individuels.
- Vérifiez chaque trimestre le journal d’audit et révoquez les accès inutiles.
Accessibilité et partage
Vous accédez à vos données depuis n’importe quel appareil connecté, via une interface claire. Le partage se fait de manière contrôlée, avec des liens à durée limitée ou un accès utilisateur dédié, ce qui simplifie l’envoi d’un dossier au comptable, d’un contrat à un partenaire ou d’un justificatif à un organisme.
Dans la pratique, un gérant de TPE peut préparer un espace “Compta” pour son cabinet, un indépendant peut regrouper factures et attestations pour ses déclarations, une famille peut classer livrets de famille, contrats d’assurance et relevés bancaires, le tout sans multiplier les copies ni perdre le contrôle.
Comment utiliser Arkevia
La prise en main est rapide. Commencez par créer votre compte, compléter votre profil et définir une arborescence simple par univers métiers ou thématiques personnelles. L’objectif est d’obtenir une structure stable qui évite les réorganisations constantes.
Ensuite, importez progressivement vos documents, idéalement en commençant par les plus critiques. Utilisez des conventions de nommage cohérentes pour faciliter la recherche et associez des tags par type de document ou échéance. Activez les alertes sur les pièces qui expirent.
- Créez votre compte et activez la MFA dès la première connexion.
- Paramétrez l’arborescence: Dossiers “RH”, “Comptabilité”, “Juridique”, “Administration”.
- Importez vos PDF, images et archives, puis appliquez des tags comme “Contrat”, “Facture”, “Identité”.
- Invitez vos collaborateurs ou partenaires avec des droits adaptés, ou partagez des liens temporaires.
- Planifiez des rappels de renouvellement et consultez le journal d’audit pour suivre l’activité.
Quelques conseils pour rester organisé. Limitez-vous à trois niveaux de dossiers, conservez un modèle de nommage du type AAAA-MM-JJ_Type_Nom, archivez les versions obsolètes et documentez vos règles d’accès. Un quart d’heure d’entretien par mois suffit à garder un coffre propre et fiable.
- Faites un import initial par lot, puis basculez en traitement continu pour ne pas accumuler de retard.
- Marquez d’un tag “Urgent” les pièces à traiter dans la semaine, puis retirez-le une fois l’action réalisée.
- Réservez un dossier “Transfert” pour les documents à partager, ce qui évite les erreurs de destination.
Comparaison avec d’autres solutions
Les services de stockage cloud classiques sont pratiques pour la collaboration au quotidien, mais ils ne sont pas toujours pensés pour la conservation sensible de longue durée. Un coffre-fort comme arkevia met l’accent sur la confidentialité, le contrôle des droits et la traçabilité, avec des mécanismes plus poussés qu’un simple dossier partagé.
Face à d’autres coffres-forts numériques, arkevia se positionne sur une expérience utilisateur fluide et une sécurité de haut niveau, avec un modèle clair de gestion des accès et des fonctions de partage contrôlé. C’est un choix pertinent si vous recherchez une solution centrée sur la protection, sans sacrifier la simplicité de mise en œuvre.
